Jak nie organizować wystawy

Na podstawie moich doświadczeń.

Czyli kilka moich przemyśleń związanych z ostatnim wernisażem, który odbył się w piątek 8 maja we Wschowie. Przytoczone porady dotyczą nie tylko sposobu organizacji wystawy, ale współpracy w ogóle. Pojawia się tutaj kilka najbardziej nie lubianych przeze mnie zachowań, które z całą pewnością nie świadczą o profesjonalizmie. Błędy pojawiły się zarówno ze strony, która ze mną współpracowała, jak i mojej. 

Wystawa w ostateczności nie okazała się kompletną klapą, ale obyło się bez fajerwerków. Można to było z robić po prostu dużo lepiej.


Mierz siły na zamiary i kontroluj sytuację

Początek zapowiadał się znakomicie. Centrum Kultury, z którym kilka miesięcy temu podjęłam rozmowy w sprawie zorganizowania wystawy, było bardzo entuzjastycznie nastawione do projektu. Mój rozmówca sypał pomysłami z rękawa. Wernisażowi prac opartych na historii Czerwonego Kapturka, mogłoby towarzyszyć przedstawienie kukiełkowe dla dorosłych. Pani mogłaby zaprojektować postacie i scenariusz. Miasto co prawda nie ma dobrego miejsca wystawowego, ale jest kilka opcji do wyboru. A można by jeszcze…, a może tamto…?
Omówiliśmy wstępnie kilka spraw związanych z miejscem i sposobem ekspozycji prac. Ja i mój partner chcieliśmy, by wystawa odbyła się w miejskiej klubokawiarni. Choć nie było tutaj otwartej przestrzeni dla dobrej ekspozycji, uznaliśmy że to lepszy pomysł, niż wystawa plenerowa na dni miasta, czy w bibliotece. Nie odpowiadały one profilowi i tematyce cyklu. Uzgodniono, że niewielkim kosztem, na ścianach zostaną zamontowane listwy do powieszenia prac, od razu z myślą o przyszłych wystawach. W ciągu kilku dni mieliśmy także porozmawiać z teatrologiem, by omówić pomysł przedstawienia. Nie ustalono tylko terminu, ale nie spieszyło nam się.
Po zakończeniu wstępnych rozmów, czekaliśmy na telefon i szczegóły. Te nie nadeszły. Półtorej miesiąca później, postanowiliśmy wraz z partnerem, pójść do Centrum Kultury osobiście. Tam spotkaliśmy się ze zdziwieniem: To Państwo nie wiedzą, że mamy problemy finansowe? Żadna większa akcja nie może zostać zorganizowana w najbliższym czasie. Państwo dalej upierają się na tę klubokawiarnię? Proponowałem przecież dni miasta…
Nie muszę chyba tłumaczyć, że opadła mi szczęka. Ustaliłam, że do końca miesiąca chcę dostać informację, czy wystawa w ogóle jest możliwa i kiedy. Jeśli nic nie będzie wiadomo, zabieram swoje prace, a do współpracy dojdzie przy innej okazji.
  • Strona artysty
Powinien uderzyć mnie przesadny entuzjazm i niezdecydowanie. Doskonale znam ten typ ludzi, którzy mają tysiąc pomysłów na minutę i w rezultacie żadnego nie realizują. Nim zaczną jeden, już zajmują się drugim. Trzeba ich kontrolować, by doprowadzili sprawę do końca lub w czasie się wycofać. Nie powinnam była zostawiać spraw swojemu biegowi przez półtorej miesiąca. Jeśli w ciągu kilku dni, tak jak się umawialiśmy, nie było odzewu, przypomnieć się.
  • Strona współorganizatora
Jeżeli pierwotna sytuacja, o której rozmawialiśmy, zmieniła się. Jeśli spotkanie z teatrologiem zostanie przesunięte/nie może się odbyć, pojawiły się problemy formalne, czy finansowe, to niezależnie od tego, przedstawiciel CKiR powinien był mnie poinformować. Wprost nie znoszę sytuacji, w których umawiamy się na coś, a później strona przeciwna nie dość, że nie dotrzymuje słowa, nie informuje o zmianach, to jeszcze ma pretensje.
Komunikacja
Pod koniec kwietnia otrzymałam telefon z pytaniem: Czy Pani chciała, bym zorganizował wystawę w kwietniu?
Z całą cierpliwością na jaką było mnie stać odpowiedziałam: Nie, chciałam tylko informację, co dalej.
Rozmówca: Wstępnie możemy umówić się na ósmego maja na siedemnastą.
Przy pierwszej rozmowie w lutym, słuchałam że miesiąc, czy nawet dwa, to zbyt krótki okres, by dobrze się przygotować, a teraz daje się mi nieco ponad dwutygodniowy termin? Okej.
Ja: Lepiej osiemnastą.
Rozmówca: Dobrze, wstępnie zaklepuję termin. Zadzwonię do Pani na początku przyszłego tygodnia dogadać szczegóły.
Wiadomość otrzymał także mój partner. Poproszono go o kontakt. Część reklamy miała leżeć po naszej stronie. Mój partner chciał porozmawiać z miejscowymi mediami, załatwić wywiad w radiu i tym podobne.
Przez cały następny tydzień Damian usiłował dodzwonić się do koordynatora wystawy. Bez skutku. W poniedziałek, kilka dni przed umówionym terminem, nie wiedzieliśmy nic konkretnego. W mieście nie było widać żadnych plakatów, a informacje o wystawie z trudem udało nam się znaleźć w Internecie.
W końcu dodzwoniłam się do koordynatora. Kolejne zdziwienie: Wszystko gotowe. Plakaty wydrukowane i rozwieszone, obrazy zostaną wystawione. Jeśli chcę, mogę zorganizować poczęstunek.
Rozmówca: Prace będą stały na sztalugach.
Nie skomentowałam tego, bo wiedziałam jaka będzie odpowiedź: Brak pieniędzy.
Ja: Miał Pan dać znać szybciej.
Rozmówca: No tak.
Ja: Mój partner próbował się z Panem skontaktować.
Rozmówca: A wiem.
Rozłączyłam się w szoku.
Spacerując po mieście udało mi się odnaleźć w końcu dwa plakaty reklamujące wystawę. Kolejna niespodzianka: Zaprojektowane zostały w jakiś dziwny sposób, w ogóle nie nawiązując graficznie do moich grafik. W dodatku z błędem. Tytuł zamiast Czerwona, brzmiał Czerwone. Na budynku, w którym miał odbyć się wernisaż, nie umieszczono żadnej informacji. Dopiero w dniu wernisażu, gdy otwarto klubokawiarnię, wystawiono mały potykacz z przywieszonym plakatem.
Byliśmy z partnerem tak zdołowani, że nie zaprzątaliśmy sobie głowy mediami. Zaprosiliśmy kilkoro znajomych, którzy byli głęboko zdumieni, że szykuje się jakaś wystawa. (Nie ma to jak skuteczna reklama).
W piątek o godzinie 18:00, na sali oprócz nas, dyrektora, koordynatora i obsługi kawiarni znalazły się:
– trzy mało zainteresowane dziewczyny, poproszone o przyjście przez koordynatora.
– młoda kobieta z synkiem i aparatem w ręce
– starsza kobieta
  • Strona artysty 

Oczywiście Polak nawet po szkodzie nie robi się mądrzejszy. Znów pozwoliłam, by rzecz szła swoim torem. Co prawda usiłowaliśmy skontaktować się telefonicznie, ale w przypadku braku reakcji, mogliśmy pofatygować się osobiście do biura koordynatora.

Niepotrzebnie też czekaliśmy ze sprawą mediów, choć z drugiej strony, naszą opieszałość tłumaczyliśmy niepewną sytuacją.
  • Strona współorganizatora
Całkowite zignorowanie mnie – twórcy – na etapie organizacyjnym oraz zmiana pierwotnych ustaleń. Nie zostałam
o niczym poinformowana, ani poproszona o konsultacje.

Klubokawiarnia Piętro, źródło
Najważniejsi są ludzie
Kilka minut po rozpoczęciu, na sali pojawili się kolejni ludzie; moja przyszła teściowa, znajomi mojego partnera, później jego brat z kolegą. Dodało mi to otuchy.
Ku mojemu pozytywnemu zaskoczeniu, kameralna atmosfera, sprzyjała dłuższym i dogłębniejszym rozmowom na ten temat prezentowanego cyklu ilustracji. Zdarzyło mi się to po raz pierwszy i bardzo schlebiło.
Tylko jedna rzecz sprawiła, że musiałam policzyć do 10. Gdy koordynator z uśmiechem na ustach powiedział na odchodnym: Tyle chociaż mogłem dla Pani zrobić. I pamięta Pani, jak mówiłem, że nawet na wernisaże znanych artystów nie przychodzi zbyt dużo ludzi.
  • Strona artysty 

Choć nie pałałam entuzjazmem, cieszę się że mimo wszystko zachowałam zimną krew i starałam się jak najlepiej zaprezentować małemu gronu odbiorców. Gdybym olała całe wydarzenie, okazałabym brak szacunku, tym który przyszli.

  • Strona współorganizatora

Pomimo wszystkich wpadek, na sam koniec, dyrektor i koordynator zachowali się profesjonalnie. Poprowadzono oficjalne wprowadzenie, podziękowania, kwiaty, książka w prezencie…

Ja i Dyrektor Domu kultury, Klubokawiarnia Piętro
Mimo wszystko, mam ciągle poczucie, że nie daliśmy z siebie wszystkiego przy organizacji tej wystawy. Coś w stylu: Zróbmy ją wreszcie i miejmy to za sobą.